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Codificación de la información

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Guest user Created:   Aug 06, 2019 Last commented:   May 04, 2020

Codificación de la información

Buenos días, Dentro de un SGC es necesario que toda la información sea codificada? Por ejemplo tengo un proceso que se llama Excelencia operacional el cual no tiene ningún procedimiento documentado. Con lo único que cuenta es con un diagrama de flujo que no está codificado. ¿Sería necesario elaborar un procedimiento? Agradeceré que me puedan ayudar. Saludos
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Expert
Iciar Gallo Aug 06, 2019

Respuesta:

Respecto a los requisitos de la nueva norma ISO 9001:2015 no existe la necesidad de escribir ningún procedimiento de manera obligatoria, sino que es la organización la que para cumplir con ciertos requerimientos, por ejemplo el contexto de la organización, puede decidir crear dicho procedimiento. La organización puede demostrar que cumple con los requisitos de muchas formas si el documento no es obligatorio según la norma ISO 9001. Una de las maneras como usted dice es con un diagrama de flujo.

Aquí puede ver el listado de documentos obligatorios por la norma ISO 9001:2015 y los documentos más comúnmente usados - Lista de documentos obligatorios requeridos por la ISO 9001:2 015: https://advisera.com/9001academy/pt-br/kit-de-documentacao-da-iso-9001/nowledgebase/lista-de-documentos-obligatorios-requeridos-por-la-iso-90012015/

Lo que tiene que tener en cuenta es que todos los documentos y registros dentro del SGC estén controlados. Aquí puede ver un artículo referente a estos requisitos - New approach to document and record control in ISO 9001:015: https://advisera.com/9001academy/blog/2015/06/30/new-approach-to-document-and-record-control-in-iso-90012015/

Estos materiales pueden ayudarle con la codificación de los documentos en ISO 9001:
- Libro – Discover ISO 9001:2015 through practical examples: https://advisera.com/books/discover-iso-9001-2015-through-practical-examples/
- Curso gratuito en línea – Fundamentos de ISO 9001:2015 : https://training.advisera.com/es/course/curso-de-fundamentos-de-la-norma-iso-9001/
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Expert
Iciar Gallo Aug 07, 2019
He recibido esta pregunta:

> Entonces el flujo que tengo como parte de la descripción del proceso NO NECESARIAMENTE DEBERÍA ESTAR CODIFICADO? Saludos

Respuesta:

Como le comento en la respuesta anterior, sí debería de seguir la codificación que emplea para los documentos y registros que integran su sistema de gestión de calidad, ya que forma parte del mismo.

La forma en que lo codifica depende de la organización, ya que no existen unos requisitos específicos en la norma ISO 9001:2015. Lo más importante es que toda esa información documentada, incluyendo diagramas de flujo, esté controlada dentro de su SGC y cumpla con los requisitos de retención, revisión, etc. Para ello le recomiendo que establezca un procedimiento antes de empezar la implantación de la norma en la que se determine cómo la información documentada va a codficarse, controlarse, revisarse, ...

Aquí puede ver un ejemplo de nuestro Procedimiento para el control de documentos y registros: https://advisera.com/9001academy/es/documentation/procedimiento-para-control-de-documentos-y-registros/
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Guest
manel May 04, 2020

Estamos haciendo una migracion de documentos hacia una intranet en sharepoint nueva. Hasta ahora tenía los procedimientos, instrucciones de trabajo codificados cada uno con un codigo departamental o de proceso , un numero correlativo y la versión, ahora en esta migración me planteo si es realmente obligatorio la codificación en la norma ISO 9001 o 14001 o simplemente con el nombre del documento o registro y la versión o fecha de ultima revisión  ya seería suficiente.  

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